Teamspirit
Die 8 Geheimnisse hinter gelungenen Veranstaltungen mit großen Teams

Manchmal wachsen Teams und Aufgaben und plötzlich ist man verantwortlich für eine Tagung mit 50, 100 oder mehr KollegInnen. Was sind die entscheidenden Punkte, die man in der Vorbereitung berücksichtigen sollte? Worauf kommt es wirklich an? Im Folgenden die acht wichtigsten Regeln für eine lebendige und erfolgreiche Großgruppenveranstaltung.

1. Gutes Vorbereitungsteam

Gönnen Sie sich für die Planung und Durchführung dieser Großgruppenveranstaltung ein kompetentes Team. Wenn Sie mit 100 Personen auch nur einen Tag arbeiten, investiert Ihre Organisation mehr als 3 Personenmonate Zeit. Rechnen Sie sich den Wert der eingesetzten Arbeitszeit der TeilnehmerInnen für Ihre Veranstaltung aus. Damit bekommen Sie einen guten Vergleichsparameter für Ihren Arbeitseinsatz und die Investitionen. Es lohnt sich große Veranstaltungen intensiv zu planen. Denken Sie dabei nicht nur an die „harten“ Parameter einer Veranstaltung, wie Location, Verpflegung, Technik, Verwaltung der Anmeldungen etc.. Sondern haben Sie auch die Gestaltung der „soften“ Veranstaltungsparameter, wie Austausch, Vernetzung, Interaktion, Partizipation, Ernte des Erarbeiteten im Blick.

2. Rollenklarheit

Bei Großgruppen-Veranstaltung empfiehlt es sich 4 verschiedene Rollen zu besetzen. Dadurch ist die Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt:

Rolle 1: Ziele und strategische Perspektive
Sie haben das große Ganze und das Why der Veranstaltung im Blick

Rolle 2: GastgeberIn der Veranstaltung
Sie entwickeln den detaillierten Ablaufplan und moderieren die Veranstaltung.

Rolle 3: Logistik
Die gesamte Verwaltungseite einer Veranstaltung, das reicht von der Location über die Verpflegung bis zur TeilnehmerInnenverwaltung.

Rolle 4: ErntehelferInnen
Sie stellen sicher, dass die Ergebnisse der Veranstaltung nachher gut dokumentiert und weiterverbreitet werden.

3. Klare Ziele.

Im Vorfeld ist es wichtig sicherzustellen, dass sich alle im Projektteam einig sind über die Ziele, die sie erreichen wollen. Was sollen die TeilnehmerInnen nachher wissen? Mit wem sollen sie in Kontakt gekommen sein, geredet haben? Liegt der Schwerpunkt eher bei sachlicher Wissensvermittlung, bei interaktivem Austausch, bei Begeisterungsstürmen? Was sollen die TeilnehmerInnen nach der Veranstaltung tun?

4. Guter Methodenmix.

Bei jeder Veranstaltung geht es darum, dass die TeilnehmerInnen etwas miteinander erleben können, sie darüber miteinander ins Gespräch kommen und etwas mit nach Hause nehmen können. Das kann mit den verschiedensten Methoden und Formaten unterstützt werden: Vorträge, Soziometrie, Murmelgruppen, World Café, Bar Camp, Open Space, Pro Action Café. Wenden Sie nur Methoden an, die Sie selber einmal erlebt haben und die zur Aufgabe und zu den TeilnehmerInnen passen.

5. Verarbeitungszeit einplanen.

Takten Sie Fachinputs, Vorträge und Workshops zeitlich nicht zu eng. Die TeilnehmerInnen brauchen während der Veranstaltung ausreichend Zeit um ihre Eindrücke zu verdauen. Weder im Arbeitsalltag noch daheim haben sie ausreichend Zeit dafür. Eine gute Möglichkeit das Gehörte mit dem eigenen Wissen zu verbinden, sind kurze Gespräche in Kleingruppen oder mit den Nachbarn. Im Gespräch miteinander wird der persönliche Zugang zum Thema gefunden und durch diese Verarbeitungszeit besser erinnert.

6. Pausen sind hilfreich.

TeilnehmerInnen wollen gesehen werden und sich akzeptiert fühlen können. Pausen dienen daher nicht nur der Nahrungsaufnahme und dem Gang zur Toilette. Sondern Pausen sind der Freiraum für die TeilnehmerInnen, das zu tun, was für ihren Verdauungsprozess gerade am sinnvollsten ist. Finden Sie eine zeitliche Struktur, die den TeilnehmerInnen ermöglicht den eigenen Interessen nachzugehen um die Inhalte weiter zu vertiefen.

7. Moderation benötigt Zeit.

So wie bei einem kostbaren Schmuckstück die Fassung den kostbaren Stein schützt, tragbar macht und ins rechte Licht rückt, bildet die Moderation den Rahmen für den Inhalt und die Motive der Veranstaltung. Dieser Rahmen benötigt etwas Zeit, die meist nicht eingeplant wird. Die Moderation wird mitgedacht, aber nicht zeitlich einkalkuliert.

8. Digitale Gadgets maßvoll einsetzen.

Digitale Apps und Gadgets sind Hilfsmittel. Sie sollen den interaktiven Prozess der TeilnehmerInnen unterstützen. Bei Großgruppenveranstaltungen ist es hilfreich Technik nur einzusetzen, wenn sie die Orientierung vor Ort, den Informationsaustausch und Begegnung von Mensch zu Mensch fördert.