Agilität
5 Tipps aus der agilen Methodenkiste, die einem Team sofort frischen Schwung bringen können

Ein Team ist wie ein Planzenbeet. Je besser Sie sich um den Boden kümmern, umso besser wachsen die einzelnen Pflanzen. Im Folgenden ein paar Tipps aus der Praxis, die leicht umgesetzt werden können.

1. Den Anfang interaktiv gestalten.

Oft stolpern wir in unsere Meetings einfach hinein. Einer kommt zu spät. Eine Andere schreibt noch schnell ein Email. Und so kommt das Meeting nie richtig in Schwung, weil nicht alle mit Kopf und Bauch gleichzeitig anwesend sind. Jede Minuten, die man verwendet, um den Anfang zu planen, lohnt sich. Überlegen Sie sich z.B. eine spannende Einstiegsfrage, wo jede und jeder etwas dazu sagen kann. Sie können auch im Stehen mit einer Tasse Kaffee anfangen oder die ersten 8 Minuten für persönliche Gespräche zur Verfügung stellen (oder solange bis alle da sind). Wichtig ist: Sorgen Sie dafür, dass alle TeilnehmerInnen ganz da sein können, einmal mindestens zu Wort kommen und sich alle aufgewärmt haben. Und erinnern Sie zu Anfang noch einmal an die Spielregeln für Meetings, die sie gemeinsam entwickelt haben.

2. Das Meeting im Stehen.

Manchmal hat man das Gefühl in einem Meeting, dass das Gespräch irgendwie eingerostet ist. Es werden nur alte Argumente durchgekaut und inhaltlich bewegt sich nichts. Da hilft Veränderung – und die muss nicht groß sein. Oft reicht es, wenn man einen Teil oder auch ein ganzes Meeting im Stehen durchführt. Wir fühlen uns anders an und niemand bleibt aus Bequemlichkeit länger sitzen. Und oft entstehen aus dieser kleinen physischen Veränderung auch neue inhaltliche Aspekte.

3. Klare Rollen.

Wer ist für die Agenda des Meetings verantwortlich? Wer leitet das Meeting? Und wer schreibt das Protokoll? Und welche Form von Protokoll? Diese Fragen sind sehr einfach zu klären und werden doch häufig in der Hektik des Alltags übergangen. Es ist oft gut die Leitung von der Protokollführung zu trennen, das das oft nicht leicht ist beides miteinander zu kombinieren. Sie können die Aufgaben auch rotierende im Wechsel übernehmen. Wichtig ist, dass für alle klar ist, wer heute wofür verantwortlich ist und das auch klar ist, wofür alle miteinander verantwortlich sind – nämlich für die gute Zusammenarbeit.

4. Fokussieren.

Eine sehr häufige Herausforderung bei Meetings ist, dass zu wenig Zeit für zu viel Themen vorhanden ist. Einzelne TeilnehmerInnen kommen dann mit ihren Anliegen nicht zu Wort und klinken sich innerlich aus. Es gibt eine einfache Methode alle TeilnehmerInnen dabei zu unterstützen ihre eigenen Interessen einzubringen. Bitten Sie um 3 Minuten Stille und in der Zeit schreiben alle TeilnehmerInnen auf kleine Zettelchen – die Sie ausgeteilt haben – das wichtigste Ziel für dieses Meeting aus der eigenen Sicht auf. Jeder steckt das Zettelchen in Hosentasche. Weisen Sie darauf hin, dass jede und jeder selber dafür verantwortlich ist, dass dieses Thema besprochen wird. So haben Sie alle daran erinnert, was er bzw. sie erreichen will. Am Ende der Sitzung können Sie alle bitten noch einmal nachzuschauen, was auf dem Zettelchen steht. Sie werden sich wundern, wieviel weitergegangen ist.

5. Blitzlichtrunde.

Es gibt Themen und Situationen, da reden immer die Gleichen. Und die Mehrheit der Gruppe schweigt. Aber die RednerInnen – sie finden kein Ende. Und oft ist ihnen auch nicht bewusst, dass die Mehrheit des Teams an diesem Thema nicht interessiert ist. Denn es handelt sich um eine schweigende Mehrheit. Für die Teamleitung kann es in dem Moment auch schwierig sein, das anzusprechen, weil sich VielrednerInnen auch oft nur ungern unterbrechen lassen. Stellen Sie in der Teamleitung eine inhaltliche Frage zum aktuell diskutierten Thema und machen Sie eine Blitzlichtrunde. Der Reihe nach kommt jede und jeder aus der Runde dran und muss kurz antworten. Sie können auch einfach fragen, wer weiter diskutieren möchte und wer zum nächsten Tagungsordnungspunkt gehen möchte. Bei dieser Methode merken die VielrednerInnen oft, dass die Gruppe nicht mehr hinter ihnen steht. Manchmal stellt sich auch heraus, dass eine Mehrheit eigentlich doch interessiert ist. Dieses Blitzlicht klärt schnell und einfach, wie der Gesprächsverlauf weitergehen soll.